Тайм-менеджмент диджитал специалиста

Перед специалистом стоит основная задача - выполнить необходимую работу в рамках заданных временных ограничений.

Структуры организаций могут отличаться, однако все чаще преобладает разделение на небольшие команды, где каждый сотрудник работает с высокой долей автономности периодически встречаясь на stand-up’ах. Преимущество такой структуры стало очевидным во время перехода на удаленную работу в период карантина.

Автономность сотрудников как глобальный тренд кроме очевидных преимуществ имеет и минус - теперь вы сами себе Project Manager.

А о том, как справиться с новой должностью мы разберемся в данной статье. Материал основан на популярных идеях тематики и личных скитаниях автора.

Шаг 1. Список дел (To Do list)

Очевидный метод организации внезапно скопившихся задач. Если находите себя в состоянии «дел полно, за что же браться» решение – выписать список, а там разберемся!

Что получаем в итоге:

• Визуализируем задачи – иными словами переносим из «абстрактного» в сформулированные пункты на листе в бумажном или цифровом блокноте (напр. Notion, OneNote, Evernote);
• Вводим понятие последовательности – список автоматически заставляет сортировать задачи исходя из специфики каждой из них.

Следует так же отметить популярность метода, которая реализуется:

1) Использованием программ для совместной работы (напр. Trello, Jira) – список можно легко перенести в формат карточек или задач, которые далее предстоит выполнить;

2) Наличием функции «список с галочкой» в 99% приложений заметок;

3) Простотой и наглядностью во взаимодействии с людьми, так как концепция списка (книг, продуктов) всем знакома.

Однако, в ходе использования этого метода формируется понимание критических минусов:

• Реактивность – при формировании списка дел мы чаще реагируем на внешние «раздражители», мгновенно превращая входящий поток информации в список дел. На практике это выражается в том, что «срочное» двигает «важное» все ниже и ниже по списку.
• Игнорирование времени – задачи выражены в виде однородного списка, без привязки к срокам или продолжительности каждой из них.

Сформулировав проблемные моменты рассмотрим, как их решить.

Шаг 2. Журнал

Исходя из описанных выше минусов To Do list’а наша цель:

• переход от реактивного к проактивному подходу (планируем задачи наперед, исходя из приоритетности);
• интеграция задач во временные рамки дня;

Следуем от обратного, для понимания как планировать и расставлять приоритетность важно оценить текущее состояние вещей. В этом поможет журнал. Под журналом подразумевается запись выполненных задач с указанием времени.

Анализируя его, получим ответ на следующие вопросы:

1) Чем занимались весь день;

2) Сколько времени уходит на выполнение задач;

3)   Правильно ли расставлены приоритеты.

Важно отследить тенденции. В рамках дня - точность прогноза временных расходов по задачам, частота выполнения изначальных планов, причины невыполнения. В рамках недели - повторяемость задач, процент выполнения задач по дням и причины этой динамики.

Теперь пару слов о формате журнала. Рациональными будут два варианта:

а) Блоки по 30 минут – детальны, используйте если тратите много времени на мелкие задачи;

б) Блоки по 60 минут – используйте если задач меньше, но они длительные.

В результате журнал выглядит примерно так:

9:00-10:00 Ответы по презентации

10:00-11:00 Почта, переписка по счетам

11:00-12:00 Подготовка медиаплана

12:00-13:00 Подготовка медиаплана

13:00-14:00 Обед

14:00-15:00 Встреча с клиентом по брифу

15:00-16:00 Митинг с командой

16:00-17:00 Запуск кампаний

17:00-18:00 Плановые оптимизации

Вероятно, вы уже вносите рабочие часы в программу управления проектами. В таком случае подручный журнал только поможет в выработке привычки вносить время по задаче сразу, а не в конце месяца чтоб «добить часы».

 Шаг 3. Временные блоки

Проанализировав журнал работы в предыдущем шаге, мы получили лучшее представление временных затрат на задачи (для оценки сроков). Начинаем финальный этап – переход от реактивного к проактивному.

Определяем границы

Рабочие дни имеют схожую структуру и ряд повторяющихся элементов. Например, начинаем работу в 9:00, обедаем с 13:00 до 14:00, заканчиваем работу в 18:00. Добавляем еженедельные встречи с командой и клиентами, консультации и регулярные задачи.

Календарь приобретает следующие очертания:

Постепенно заполняя блоки приходит понимание, что на деле из 8 рабочих часов свободных остается 3-4. А из 40 часов недели 8-10 часов уходят на совещания, консультации и регулярные задачи.

Маневрируем

Определив границы заполним пустые блоки текущими задачами. Например:

1. В начале дня добавим рутинную проверку наличия ошибок в рекламных кабинетах;
2. Также, в понедельник предстоит подготовить медиаплан для нового клиента. Имея представление временных затрат по задаче, понимаем, на нее требуется 2 часа;
3. Внесем время на «форс-мажор». Представим, клиент обновил посадочную страницу и срочно нужно проверить отслеживания. Уверен, вы сталкивались со схожими ситуациями, особенно в понедельники и пятницы. Для этого для этого добавляем буферное время. И даже если «срочное» не случилось, зная, что есть дополнительное время в запасе работать спокойнее;
4. Остался свободный блок в конце дня. Проведем в это время оптимизацию кампаний.

Готово, понедельник расписан:

Смотрим в послезавтрашний день

В такой наглядной схеме наш горизонт планирования не ограничен днём грядущим. Например, зная, что до конца среды нужна готовая презентация, а в пятницу кроме встречи с клиентом нужно будет дополнительное время на подготовку… Думаю понимаете, насколько проще планировать текущие задачи и разгружать "долгий ящик" дел в таком формате. Попробуйте представить такое с To Do list`ом)

Полезные советы 

Поделюсь так же наблюдениями и выводами по ряду сложностей, с которыми сталкиваемся в работе.

Приоритетность задач - как понять «что делать?»

Чтоб получить ответ предлагаю сфокусироваться на трех фактора, относящихся к задаче:

1) Скорость выполнения;

2) Асимметричность результата;

3) Среднесрочные и долгосрочные последствия.

1 - нужна точная оценка необходимого времени на выполнение задачи. Как в случае использования журнала, так и при ежедневном планировании мы оттачиваем эту способность.

2 - какой итоговый эффект выполнения задачи, насколько наши временные и интеллектуальные вложения будут соответствовать результату.

3 - речь идет о влиянии текущих решений на ситуацию в будущем. Нужно ли будет возвращаться к вопросу через день или неделю. Как задача влияет на остальные – способствует им или тормозит.

Комбинируя эти факторы, мы формируем корректную оценку происходящего.

Например, есть две задачи:

а) подготовить отчет;

б) запустить рекламную кампанию.

На обе задачи уйдет 1 час, здесь паритет. Какой результат получим от написания отчета – клиент получит его в срок. Задержка в подготовке отчета вызовет недовольство, но никак не повлияет на результативность текущих кампаний или статистику прошедших.

От запуска кампаний сиюминутных преимуществ нет, мгновенного результата она не принесет. Однако, задержка в запуске напрямую влияет на результативность - чем меньше времени для достижения плана, тем больше нужно внимания рекламным кампаниям, а комментарии и отчеты о невыполнении будут требовать дополнительного времени и сил. Думаю, ход мысли понятен.

Буферное время

В шаге 3 упоминали перестраховочные блоки, их цель – обезопасить нас от «неожиданности» в виде срочных задач, которые нельзя игнорировать. Оценивая количество таких неожиданностей в неделю, можно варьировать наличие буферного времени – от двух раз в неделю (понедельник, пятница) до каждодневного, если сюрпризы случаются часто.

Время для сложной и простой работы 

Вы, вероятно заметили, что в примерах календаря я старался оставлять первую половину дня свободной, на это есть причина. Оцените уровень работоспособности на протяжении дня. С 14:00 до 15:00 после обеденного времени хочется скорее дремать, чем начинать сводить таблицы Excel. Так и ближе к концу работы мы вряд ли назвали себя рекордсменами продуктивности. Для большинства первая половина дня это время, когда нам проще выполнять сфокусированную работу.

До обеда постарайтесь минимизировать бесконечные переписки в почте и монотонные Stand-up’ы. Коллективно согласившись с этими утверждениями мы в iProspect ввели правило – «до обеда не отвлекать!», а встречи и Stand-up’ы по проектам постарались сместить на вторую половину дня. Исключения допустимы, но выбор остается на специалисте - отвлекаться или нет.

Планирование завтра сегодня 

Речь идет о выборе времени для планирования. Из доступных опций считаю формирование плана в конце текущего дня самым разумным. Сознание еще в "рабочем процессе" и проще интуитивно заполнить ячейки времени, определяя приоритетность. Преимущество очевидно - утром следующего дня перед вами готовый список задач, к которым можно сразу преступать без дополнительных раздумий.

Резюмируя

Нам удалось интегрировать список дел во временные рамки дня, а также исключить реактивность к срочным задачам, для них готов запасной временной блок.

Пробежимся по кратко- и долговременным преимуществам планирования:

1) Снижение стресса. Классическая составляющая рабочего стресса — это наличие десятка несортированных или просроченных задач, которые вызывают "фоновую тревожность". Планируя время наперед, мы формируем "карту" выполнения задач и избегаем их нездорового накопления

2) Улучшение work-life balance. Работа в рабочее время — это осуществимая задача, все что требуется - размышлять о работе стратегически, прогнозировать нагрузку наперед;

3) Больше свободы. Планируйте что угодно, теперь это ваше время!

4) Острее фокус. Ограничивая себя точными временными промежутками, мы разучиваемся отвлекаться;

5) Выше продуктивность. Речь не только о работе, как мы делаем одно так мы делаем все!

6) Забываем о прокрастинации. Нежелание начинать работу часто основано на отсутствии осязаемого "первого шага", или непонимании за что браться. Планирование отвечает на оба этих вопроса;

7) Больше времени на "подумать". Разгрузив мысли от шума каждодневных задач мы начинаем размышлять свободнее, планировать и видеть дальше остальных.

Автор: Андрей Любавин, Middle PPC Specialist iProspect