Тайм-менеджмент діджитал спеціаліста

Перед спеціалістом стоїть основне завдання — виконати необхідну роботу в рамках заданих обмежень часу.

Структури організацій можуть відрізнятися, проте все частіше переважає поділ на невеликі команди, де кожен працівник працює з високою часткою автономності, періодично зустрічаючись на stand-up'ах. Перевага такої структури стала очевидною під час переходу на віддалену роботу під час карантину.

Автономність співробітників, як глобальний тренд, крім очевидних переваг, має й мінус — тепер ви самі собі Project Manager.

А про те, як впоратися з новою посадою, ми розберемося в цій статті. Матеріал заснований на популярних ідеях тематики та особистих поневіряннях автора.

Крок 1. Список справ (To Do list)

Очевидний метод організації завдань, що раптово накопичилися. Якщо знаходите себе в стані «справ повно, за що ж братися» рішення — виписати список, а там розберемося!

Що отримуємо в результаті:

• Візуалізуємо завдання — тобто переносимо з «абстрактного» у сформульовані пункти на аркуші в паперовому або цифровому блокноті (напр. Notion, OneNote, Evernote);
• Вводимо поняття послідовності — список автоматично змушує сортувати завдання, виходячи зі специфіки кожної з них.

Потрібно також відзначити популярність методу, що реалізується:

1. Використання програм для спільної роботи (напр. Trello, Jira) — список можна легко перенести у формат карток або завдань, які далі потрібно виконати;
2. Наявністю функції «список із галочкою» в 99% додатків нотаток;
3. Простотою й наочністю у взаємодії з людьми, оскільки концепція списку (книг, товарів) усім знайома.

Проте, під час використання цього методу формується розуміння критичних мінусів:

• Реактивність — при формуванні списку справ ми частіше реагуємо на зовнішні «подразники», миттєво перетворюючи вхідний потік інформації на список справ. Насправді це виявляється в тому, що «термінове» рухає «важливе» дедалі нижче за списком.
• Ігнорування часу — завдання виражені в якості однорідного списку, без прив’язки до термінів чи тривалості кожного з них.

Сформулювавши проблемні моменти, розглянемо, як їх вирішити.

Крок 2. Журнал

Виходячи з описаних вище мінусів To Do list'а наша мета:

• перехід від реактивного до проактивного підходу (плануємо завдання, наперед, виходячи із пріоритетності);
• інтеграція завдань у часові рамки дня.

Наслідуємо від зворотного для розуміння, як планувати та розставляти пріоритетність, важливо оцінити поточний стан речей. У цьому допоможе журнал. Під журналом мається на увазі запис виконаних завдань із зазначенням часу.

Аналізуючи його, отримаємо у відповідь такі питання:

1. Чим займалися весь день;
2. Скільки часу йде на виконання завдань;
3. Чи правильно розставлені пріоритети.

Важливо відстежити тенденції. У рамках дня — точність прогнозу тимчасових витрат на завдання, частота виконання початкових планів, причини невиконання. У рамках тижня — повторюваність задач, відсоток виконання завдань по днях та причини цієї динаміки.

Тепер кілька слів про формат журналу. Раціональними будуть два варіанти:

• Блоки по 30 хвилин — детальні, використовуйте, якщо витрачаєте багато часу на дрібні завдання;
• Блоки по 60 хвилин — використовуйте, якщо задач менше, але вони тривалі.

У результаті журнал виглядає приблизно так:

9:00–10:00 Відповіді щодо презентації

10:00–11:00 Пошта, листування за рахунками

11:00–12:00 Підготовка медіаплану

12:00–13:00 Підготовка медіаплану

13:00–14:00 Обід

14:00–15:00 Зустріч із клієнтом щодо брифу

15:00–16:00 Мітинг із командою

16:00–17:00 Запуск кампаній

17:00–18:00 Планові оптимізації

Ймовірно, ви вже вносите робочий годинник у програму управління проєктами. У такому разі підручний журнал тільки допоможе у виробленні звички вносити час по завданню відразу, а не наприкінці місяця, щоб «добити годинник».

Крок 3. Блоки часу

Проаналізувавши журнал роботи на попередньому кроці, ми отримали найкраще уявлення тимчасових витрат за завдання (з метою оцінки термінів). Починаємо фінальний етап — перехід від реактивного до проактивного.

Визначаємо межі

Робочі дні мають схожу структуру й ряд елементів, що повторюються. Наприклад, починаємо роботу о 9:00, обідаємо з 13:00 до 14:00, закінчуємо роботу о 18:00. Додаємо щотижневі зустрічі з командою та клієнтами, консультації та регулярні завдання.

Календар набуває наступних контурів:

Поступово заповнюючи блоки приходить розуміння, що насправді з 8 робочих годин вільних залишається 3–4. А з 40 годин тижня 8–10 годин йдуть на наради, консультації та регулярні завдання.

Маневруємо

Визначивши межі, заповнимо порожні блоки поточними завданнями. Наприклад:

1. На початку дня додамо рутинну перевірку наявності помилок у рекламних кабінетах;
2. Також, у понеділок потрібно буде підготувати медіаплан для нового клієнта. Маючи уявлення тимчасових витрат на завдання, розуміємо, на нього потрібно 2 години;
3. Внесемо час на «форс-мажор». Припустимо, клієнт оновив посадкову сторінку й терміново необхідно перевірити відстеження. Упевнений, ви стикалися зі схожими ситуаціями, особливо щопонеділка та щоп'ятниці. Для цього додаємо буферний час. І навіть якщо термінове не трапилося, знаючи, що є додатковий час у запасі працювати спокійніше;
4. Залишився вільний блок наприкінці дня. Проведемо тим часом оптимізацію кампаній.

Готово, понеділок розписано:

Дивимося в післязавтрашній день

У такій наочній схемі наш обрій планування не обмежений днем ​​майбутнього. Наприклад, знаючи, що до кінця середи потрібна готова презентація, а в п’ятницю, окрім зустрічі з клієнтом потрібно буде додатковий час на підготовку… Думаю розумієте, наскільки простіше планувати поточні завдання та розвантажувати «довгу скриньку» справ у такому форматі. Спробуйте уявити таке з To Do list`ом)

Корисні поради

Поділюсь так само спостереженнями та висновками по низці складнощів, з якими стикаємося в роботі.

Пріоритетність завдань — як зрозуміти «що робити?»

Щоб отримати відповідь, пропоную сфокусуватися на трьох чинниках, що належать до завдання:

1. Швидкість виконання;
2. асиметричність результату;
3. Середньострокові та довгострокові наслідки.

1 — потрібна точна оцінка необхідного часу виконання завдання. Як у разі використання журналу, так і під час щоденного планування ми відточуємо цю здатність.

2 — який результат виконання завдання, наскільки наші тимчасові та інтелектуальні вкладення будуть відповідати результату.

3 — йдеться про вплив поточних рішень на ситуацію в майбутньому. Чи потрібно буде повертатися до питання через день чи тиждень. Як завдання впливає на решту — сприяє їм або гальмує.

Комбінуючи ці чинники, ми формуємо коректну оцінку того, що відбувається.

Наприклад, є два завдання:

• підготувати звіт;
• запустити рекламну кампанію.

На обидва завдання піде 1:00, тут паритет. Який результат отримаємо від написання звіту — клієнт отримає його вчасно. Затримка в підготовці звіту спричинить невдоволення, але ніяк не вплине на результативність поточних кампаній чи статистику минулих.

Від запуску кампаній негайних переваг немає, миттєвого результату вона не принесе. Проте, затримка в запуску безпосередньо впливає на результативність — чим менше часу для досягнення плану, тим більше потрібно уваги рекламним кампаніям, а коментарі та звіти про невиконання вимагатимуть додаткового часу та сил. Думаю, хід думки зрозумілий.

Буферний час

У кроці 3 згадували перестрахувальні блоки, їхня мета — убезпечити нас від «несподіваності» у вигляді термінових завдань, які не можна ігнорувати. Оцінюючи кількість таких несподіванок на тиждень, можна варіювати наявність буферного часу від двох разів на тиждень (понеділок, п’ятниця) до щоденного, якщо сюрпризи трапляються часто.

Час для складної та простої роботи

Ви, мабуть, помітили, що в прикладах календаря я намагався залишати першу половину дня вільною, на це є причина. Оцініть рівень працездатності впродовж дня. З 14:00 до 15:00 після обіднього часу хочеться швидше спати, ніж починати зводити таблиці Excel. Так і ближче до кінця роботи навряд чи назвали себе рекордсменами продуктивності. Для більшості перша половина дня це час, коли нам простіше виконувати сфокусовану роботу.

До обіду постарайтеся мінімізувати нескінченні листування в пошті та монотонні Stand-up'и. Колективно погодившись із цими твердженнями ми в iProspect ввели правило — «до обіду не відволікати!», а зустрічі та Stand-up'и за проєктами постаралися змістити на другу половину дня. Винятки допустимі, але вибір залишається на фахівця — відволікатися чи ні.

Планування завтра сьогодні

Йдеться про вибір часу для планування. З доступних опцій вважаю формування плану наприкінці поточного дня найрозумнішим. Свідомість ще в «робочому процесі» та простіше інтуїтивно заповнити осередки часу, визначаючи пріоритетність. Перевага очевидна — вранці наступного дня перед вами готовий список завдань, який можна відразу порушувати без додаткових роздумів.

Резюмуючи

Нам вдалося інтегрувати список справ у часові рамки дня, а також виключити реактивність до термінових завдань, для яких готовий запасний тимчасовий блок.

Пробіжимося за коротко- та довготривалими перевагами планування:

1. Зниження стресу. Класична складова робочого стресу — це наявність десятка несортованих чи прострочених завдань, що спричиняють «фонову тривожність». Плануючи час наперед, ми формуємо «карту» виконання завдань та уникаємо їх нездорового накопичення
2. Поліпшення work-life balance. Робота в робочий час — це завдання, усе що потрібно — розмірковувати про роботу стратегічно, прогнозувати навантаження наперед;
3. Більше свободи. Плануйте будь-що, тепер це ваш час!
4. Гостріше фокус. Обмежуючи себе точними часовими проміжками, ми розучуємося відволікатися;
5. Вище продуктивність. Не тільки про роботу, як ми робимо одне, так ми робимо все!
6. Забуваємо про прокрастинацію. Небажання починати роботу часто ґрунтується на відсутності «першого кроку», що відчужується, або нерозуміння, за що братися. Планування відповідає на обидва ці питання;
7. Більше часу на «подумати». Розвантаживши думки від шуму щоденних завдань ми починаємо розмірковувати вільніше, планувати й бачити далі за інших.